8 pași pentru a face un plan pe termen lung

8 pași pentru a face un plan pe termen lung

Când discutăm despre planificare pe termen lung nu trebuie să ne gândim la o simplă schemă liniară a desfășurării temporale a activităților dintr-o companie. Aceasta este de fapt o structură directoare, non-liniară, integratoare a tuturor componentelor care formează compania. Sunt implicate astfel toate departamentele, fiecare cu divizarea lui pe puncte forte, puncte slabe, oportunități și resurse, ca ingrediente ale unei rețete, pe care, pentru a atinge obiectivele strategice și ulterior a îndeplini misiunea setată, trebuie să știm să le folosim în modul și la momentul oportun.

Pașii planificării de lungă durată sunt următorii:

  1. Începeți cu imaginea de ansamblu – trebuie definită viziunea și trasate temele strategice. Acestea se pot repera răspunzând la întebări precum: Ce este important pentru afacerea mea? În ce doresc să investesc banii și celelalte resurse? Calitatea produsului/serviciului, atenția către client, inovare, etc. sau o combinație a acestora? Stabilirea din acest punct a temelor cu adevărat importante pentru companie, ajută la concentrarea timpului și energiei în direcția potrivită. De aceea este important să porniți în planul de afaceri de la o viziune clară, să știți unde doriți să ajungeți pentru a putea apoi, construi drumul către punctul final.
  2. Determinați obiectivele – acestea trebuie să fie clare, să poată fi măsurate deoarece ele sunt cele care te vor ajuta să îți dezvolți imaginea asupra a ceea ce trebuie să faci pentru a ajunge la viziunea ta. Dacă de exemplu, una dintre temele strategice este Clientul, unul dintre pașii pe care trebuie să îi urmezi în vederea dezvoltării pe această direcție, poate fi implementarea unui serviciu de customer service, pentru a putea integra feedback-ul primit de la client în produsul/serviciul final.
  3. Separarea obiectivelor în unități mai mici (task-uri) – majoritatea afacerilor încep fără a avea echipe de vânzări, marketing, contabilitate sau resurse umane, astfel că va trebui să trasați rolurile pe care le vor ocupa membrii echipei (chiar dacă este vorba de o echipă de 2-3 persoane) și care vor fi task-urile lor. Dacă păstrăm tema strategică de la pasul anterior, și anume Clientul, pentru a realiza acest pas, trebuie să răspundem unor întrebări precum: Ce trebuie să fac pentru a realiza un serviciu de customer service? Ce task-uri trebuie să îmi setez? Am resursele necesare – financiare, umane, etc? Ce software este necesar pentru punerea în aplicare? Ce echipamente sunt necesare? Cine poate îndeplini aceste task-uri? Aliniem răspunsurile la aceste întrebări cu resursele disponibile și obiectivul strategic și obținem un set de task-uri ce trebuie împlinite. Având setate task-urile, puteți trece la pasul următor.
  4. Faceți estimări – după ce ați stabilit task-urile pentru fiecare temă stategică, veți avea nevoie de estimări de timp pentru a construi o hartă sau planul de acțiune. Astfel veți ști când vor avea loc pași importanți și în ce ordine. Pentru o companie aflată la început este un moment în care trebuie să implice experții care se vor ocupa de dezvoltarea acesteia. Experiența și cunoștințele acestora pot oferi estimări cu privire la durata de timp necesară îndeplinirii fiecărui task. În cazul în care experiența persoanelor care se vor ocupa propriu zis de implementarea planului, nu este adecvată realizării de estimări, este recomandat să vă consultați cu persoane cu experiență, care, pe lânga estimarea temporală, vă pot da recomandări cu privire la implementarea proiectului. Este foarte important să aveți în vedere de unde pot apărea întârzieri în îndeplinirea task-urilor și să acordați atenție mare acestora. De exemplu: aspectele juridice, autorizațiile, licențele necesare în indeplinirea anumitor task-uri, politicile de personal, etc.
  5. Stabilți repere – în conformitate cu limitările sau cerințele proiectului. De exemplu, în cazul companiilor inființate prin programul Romania Start-Up Plus, trebuie să angajați minimum 2 persoane în maximum 6 luni de la inițierea afacerii, iar în primele 12 luni de activitate trebuie să realizați o cifră de afaceri de 10.000 euro pentru a obține a doua tranșă a finanțării. Este foarte important să corelați aceste două repere și să observați cum unul îl influențează pe celalălalt și afacerea în sine. Astfel că, poate fi necesar, în funcție de planul de vânzări, să angajați mai rapid numărul persoanele, pentru a putea atinge al doilea reper. Recomandabil este să creați o prioritatea în secvența de desfășurare a pașilor specificați.
  6. Generați harta sau planul de acțiune – în aceasta etapă aveți deja informații suficiente despre task-urile ce trebuie îndeplinite, reperele și timpul de realizare, oferită de estimări. Aveți deci task-ul (ceea ce doriți să realizați), perioada (cît va dura să realizați ceea ce v-ați propus) și resursele (cine va putea să realizeze).
  7. Validați planul de acțiune cu echipa implicată în proiect – în acest moment, fiecare membru al echipei anlizează harta propusă și oferă un feedback cu privire la pașii ce trebuie urmați și estimările de timp pentru aceștia. Este faza în care harta propusă se aliniază cu capacitatea echipei, astfel că se vor face ajustări acolo unde va fi nevoie – fie în cadrul hărții, fie la nivelul echipei pentru a se asigura o compatibilitate cât mai bună între cele două. Ca recomandare, este de preferat ca echipa să aibă libertatea de a-și alege task-urile, pentru a le repartiza membrilor considerați potriviți întrucât acest lucru îi implică mai mult în viziunea de ansamblu și generează motivație mai mare în rândul membrilor. Motivația echipei este un factor extrem de important și necesar atunci când discutăm despre planificarea pe termen lung. De asemenea, prin prezentarea hărții întregii echipe, asigurați transparență în companie, un alt factor de motivație al echipei.
  8. Actualizarea permanentă a planului – o data ce treceți la implementarea planului, trebuie să aveți în vedere o monitorizare și o evaluare permanent a acestuia. Ajustați-l intotdeauna pentru a corespunde condițiilor din piață și aliniați-l cu obiectivele strategice.

Întelegem din acești pași că planificarea pe termen lung reprezintă a stabilirea unui proces prin care un plan strategic va fi atins. Acest proces se concentrează pe activități care încep acum dar vor avea efecte mult în viitor. Aliniază în permanență munca din companie cu obiectivele strategice și coordonează departamentele (în cadrul companiilor mici – persoanele) pentru a le sincroniza, și pentru a se asigură că sunt pregătite să pună în aplicare planul în coformitate cu cadrul și reperele temporale. Implică monitorizare și evaluare a activităților, și realiniere la obiectivele strategice.

 

Leave A Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *