Utilizarea eficientă a email-ului

Utilizarea eficientă a email-ului

Ca viitor antreprenor timpul e cea mai importantă resursă a ta, prin urmare va trebui să îți drămuiești această resursă în consecință. Zilnic vei petrece o bună parte a timpului în postura de interfață a afacerii tale cu piața, fie că este vorba de clienți, furnizori sau autorități. În acest sens, comunicarea scrisă poate fi un instrument esențial sau o corvoadă consumatoare de timp.

Am centralizat un set de observații identificate în mii de comunicări cu clienții noștri pe care considerăm ca ar fi benefic să le împărtășim. Nu vom trata topica, forma sau rigorile de bază ale unei unei comunicări scrise, ci vom încerca să subliniem un set minim de elemente cheie pentru o comunicare eficientă.

În formularea unui mesaj va trebui să urmărești să atingi fiecare dintre punctele de mai jos:

  • Subiectul comunicării*: Sintetizează în maxim 3 cuvinte relevante ideea comunicării tale. Chiar dacă comunicarea ta ajunge în inbox-ul persoanei vizate, acolo va concura cu alte zeci de email-uri. În medie o persoană într-un mediu profesional primește 120 de email-uri pe zi și transmite 40 (1). Prin urmare ai o șansă din trei să fii ignorat. Daca titlul tău este de forma „Re: informații” va fi trecut cu vederea.

*Pentru campanii de mailing se aplică reguli specifice pe care le vom aborda în alt material.

  • Începe prin a spune cine ești și în ce context scrii: De cele mai multe avem tendința să credem că urgența pe care o abordăm noi acum este urgența interlocutorului nostru, mai ales dacă continuăm o discuție. Este natural când vorbim de un dialog într-o comunicare directă, nu și atunci când comunicarea vine la ore sau săptămâni distanță;
  • Prioritizează cele mai importante informații în primul paragraf: Prezintă scopul pentru care scrii din primul paragraf. O formulare „Vă scriu deoarece” te va ajuta să pui la înaintare mesajul principal. În medie te poți aștepta ca persoana vizată sa acorde între 8 și 12 (2) secunde comunicării tale, dacă ai ratat să comunici esențialul din primul paragraf nu vei mai avea ocazia.

  • Nu te întinde și nu divaga: Menține comunicarea concisă. Mai mult decât atât, evită să abordezi mai multe teme dacă email-ul nu este de informare și te aștepți la o acțiune în urma comunicării.
  • Menține tonul formal sau semi-formal: Indiferent cui îi este adresat email-ul, dacă este vorba de o comunicare de afaceri, încearcă să menții un ton și limbaj adecvat. Pare de la sine înțeles, dar te va ajuta în special în situații dificile. Totodată, ține cont de lista CC-uri când stabilești tonul comunicării.

 

TIPS & TRICKS

  • E cazul să scrii un email – E prima întrebare pe care ar trebui sa ți-o pui atunci cand vrei pregătești un email. Se poate rezolva printr-un telefon? În mediul de afaceri ne petrecem 28% (3) din timp cu răspunsul și cititul de email-uri. Dacă problema poate fi rezolvată mai eficient alege calea mai simplă;
  • Temporizare: Evită email-urile de sfârșit de program. Orice curs, articol sau ghid de „time management” ne învață să nu acordăm atenție constantă inbox-ului, ci să ne desemnăm o perioadă, de principiu la începutul zilei în care să categorisim comunicările. Ar trebui să profităm de informație și să transmitem și să transmitem comunicările în perioada de maximă productivitate, în general dimineața între ora 9 și 10;
  • Evită răspunsurile la grup: Dacă nu este esențial sau nu este vorba de o comunicare de grup încearcă să te adresezi unui număr cât mai restrâns de persoane.

 

  1. https://hbr.org/2017/02/how-to-make-sure-your-emails-give-the-right-impression
  2. http://time.com/3858309/attention-spans-goldfish/
  3. https://www.mckinsey.com/industries/high-tech/our-insights/the-social-economy

Leave A Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *